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一个文秘工作者的档案情缘

文章作者:地产中心 刘伟   文章来源:中国五矿集团公司
2014-05-04
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曾经,“档案”在我的心目中一直是个陌生而神秘的词语。第一次对“档案”有自己的感性认识,应从高考时的“学籍档案”算起,只不过那时的理解和认识却是模糊的。十多年过去了,谁也不会想到,我竟和档案结下了一段不深不浅的情缘。


结缘:三载求学梦


2001年9月,我迈入大学校园,成为了一名文秘专业的学生。“文秘”与“档案”自古以来形成的“亲缘”关系,让我有了更多的机会接触这个带着几许神秘色彩的学科。大学期间,学校开设了档案管理课程,使我对档案学理论和档案工作有了较为全面系统的学习和了解;暑期,我在学校办公室接受了文秘与档案工作岗位实习,第一次有了文件归档等工作的亲身体验,接近了档案工作的边缘;后来我在学校档案馆参加了校内综合实训,熟悉了档案工作从收集、整理、分类、编号、著录、保管到档案查借阅利用服务、鉴定销毁、库房安全管理等全流程。档案馆指导老师的“传帮带”,让我学到了很多关于档案管理工作的实用知识,使我对档案工作的认识有了根本性的转变,档案工作在我心目中不再只是“文档的简单整理、装订、保管”的形象。此外,我还利用课余时间,到学校图书馆翻阅学习有关档案学、档案管理方面的书籍,从中汲取了许多宝贵的养分。三年的文秘专业求学生涯,不仅扩展了我的知识面,同时也在我心中种下了深深的档案情结。


惜缘:十年兼职路


参加工作后,我走上了企业秘书工作岗位。因企业历史不长,尚处发展阶段,公司并未设置单独的档案管理部门,也没有配备专门的档案管理人员和档案库房,档案工作由秘书人员兼职,前些年产生的档案文件资料零散地存放在一排略显单薄的档案柜里。“你来把这个工作规范起来!”办公室主任郑重地将这项重任交给了我这个在公司里被认为是“科班出身”的新人。尽管心里没底,然而面对这份来之不易的工作和领导期许信任的目光,我唯有应声受命并勇往直前。


一开始的档案收集、整理,并不是什么太难的活,按照档案管理规范要求一步步地完成这些繁琐又耗时的分类、目录输入等,而要把工作做细、做好就不那么容易了。凭着之前的课堂学习记忆和短期实践经历,加上不断学习和自我充电,请教专业书刊和有经验的“老档案”,我对一大堆的“立卷说明、整理编目、全宗指南”等专业术语和业务知识的理解和熟悉程度在实践中逐步深入。


然而,文秘工作与档案工作“不分家”、“一肩挑”的做法,毕竟有其不尽合理之处。这使得我这个原本就不专业的“边缘档案人”对档案工作的认识在较长一段时间内处于模糊状态,很多环节分不清是文秘工作的事还是档案工作的事。作为文秘人员,我一边要负责公文起草、审核、传递、运转、承办和执行等处理程序,一边又要将办理完毕、“完成使命”的老公文当作新档案来处理,可以说是“左手生产档案,右手管理档案”,工作情境一度甚是尴尬。

为了使自己尽快适应兼职的档案工作岗位,缩短职业磨合周期,我在工余时间开始定期翻阅《档案管理》等专业期刊,并仔细研读每一篇稿件,学习其中介绍的档案业务知识技能、档案管理工作经验。平时在业务工作中遇到困惑或难题,一时半会儿打不开思路之时,我总会想到求助于手边这些常备的专业性书刊,从中翻阅查找类似的问题和相关的案例。就这样一边学、一边干,“摸着石头过河”,我在学习中不断强化着自己的综合素质,充实和丰富自己的档案业务知识。偶尔获得的成功的喜悦,让我在做好文秘工作的同时,逐渐对档案工作产生了浓厚的兴趣,建立了信心,也让我开始了一段对档案工作由无知、畏惧,到从事、接触,进而了解、热爱的情感历程。尽管后来我换了新的工作单位,档案工作有专人负责,档案管理也更为规范,而我却一直保持着一份对档案的关注之心和不舍之情。


续缘:一段史志情


2013年,我所供职的五矿二十三冶建设集团有限公司成立60周年。从2012年5月起,我有幸参与了历时一年多的《公司60周年发展史》和《公司志》的编纂组织工作。在史、志编写问题上,我可以说是真正的“门外汉”,对于企业的成长发展历史和志书的修编要求,都处于摸不着门道的状态。苦于缺乏历史素材,我放弃了绝大部分的周末和休息时间,将精力投入到了第一手参考资料的收集、消化上。在积极向有经验的专家同行虚心讨教学习、向熟悉情况的老领导老员工咨询了解旧况的同时,求助于档案几乎成了我的本能。在较长的一段时间里,我徜徉于一排排档案架前,查找翻阅着往年的原始文件档案。


在一张张单薄的卡片中、一叠叠泛黄的纸张上、一摞摞尘封的档案里,我感受到了历史的厚重,也从数量众多、内容庞杂的文件中获得了大量宝贵的历史痕迹和真凭实证,我享受着一次次从档案中挖掘出有价值信息时的满足和狂喜。此外,我还利用电子档案管理系统,快捷方便地检索、浏览了大量文件,为更加鲜活地还原企业历史面貌提供了重要依据。当承载着历史底蕴的史志书稿与泛着现代气息的印制包装工艺两相结合,成果呈现在人们面前时,一种荣耀感和成就感油然而生。就是这段不平常的史志编纂工作经历,叙说着我与档案的独特缘分,也进一步加深了我和档案的难舍情感。


这些年来,尽管自己并非一名纯粹的兰台人,但是,我一直以各种身份、各种名义在参与并热爱着档案与档案工作,珍惜着我与档案结下的不解之缘。

 

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